Thành lập công ty

Giới thiệu

“Phi thương bất phú”! Bạn muốn bắt đầu hoạt động kinh doanh? Bạn muốn thành lập công ty để phục vụ hoạt động kinh doanh mới? Bạn cần hỗ trợ thủ tục thành lập doanh nghiệp và các vấn đề pháp lý liên quan? Sau 15 năm hoạt động tư vấn doanh nghiệp với đội ngũ luật sư có kiến thức chuyên sâu cùng kinh nghiệm lâu năm, Công ty Luật TNHH ASA Legal đã hỗ trợ hàng ngàn lượt doanh nghiệp khởi nghiệp mỗi năm. Chúng tôi tự hào là hãng luật cung cấp dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp nhất, chi phí hợp lý nhất và thời gian nhanh nhất

1. Thủ tục thành lập doanh nghiệp/công ty năm 2020

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu để thực hiện thủ tục thành lập công ty

Để tiến hành thủ tục thành lập công ty Quý khách hàng chỉ cần chuẩn bị duy nhất là Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân (Thẻ căn cước công dân) hoặc hộ chiếu còn thời hạn của các thành viên, cổ đông sáng lập công ty.

(Trường hợp Quý khách hàng chưa có bản công chứng có thể gửi bản gốc các giấy tờ nêu trên để Công ty Luật TNHH ASA Legal hỗ trợ công chứng miễn phí)

Bước 2:  Soạn hồ sơ thành lập công ty và nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Ngay sau khi tiếp nhận đủ thông tin và tư vấn các vấn đề liên quan đến tên công ty, trụ sở công ty, ngành nghề kinh doanh dự kiến của công ty, thông tin về thành viên, cổ đông sáng lập của công ty, vốn điều lệ công ty, thông tin người đại diện theo pháp luật của công ty. Trên cơ sở các thông tin Quý khách hàng cung cấp Công ty Luật TNHH ASA Legal soạn thảo hồ sơ thành lập công ty để chuyển Quý khách hàng ký hồ sơ và nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian hoàn thành: 03 – 05 ngày.

Bước 3: Khắc con dấu công ty

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế công ty, ASA Legal sẽ tiến hành khắc dấu cho doanh nghiệp;

Thời gian thực hiện: 01 ngày.

Bước 4: Công bố mẫu dấu

Sau khi có con dấu để con dấu có hiệu lực và được sử dụng cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu của công ty trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Thời gian thực hiện: 01 ngày.

Lưu ý:

• Sau 03 ngày kể từ ngày công bố, mẫu dấu sẽ hiển thị trong thông tin của doanh nghiệp trên hệ thống thông tin quốc gia. Quý khách hàng có thể tra cứu mẫu dấu tại địa chỉ: http://dangkykinhdoanh.gov.vn. Con dấu pháp nhân của công ty chỉ có hiệu lực theo quyết định của doanh nghiệp và được công bố trên cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Năm 2020, công ty có quyền khắc nhiều con dấu pháp nhân phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.

Bước 5: Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp (trước đây là đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp)

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần tiến hành nộp hồ sơ công bố thông tin thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Nội dung công bố bao gồm các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

Thời hạn công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Công ty Luật TNHH ASA Legal cam kết từ 04 đến 06 ngày làm việc sẽ hoàn thành cả 05 bước thủ tục thành lập công ty nêu trên. Thời gian thực hiện dịch vụ thành lập công ty được ghi nhận tại hợp đồng dịch vụ pháp lý giữa hai bên.

2. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp/công ty

• Giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp.
• Dự thảo điều lệ doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên, cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực:
• Đối với cá nhân: Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân;
• Đối với tổ chức: Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;
• Quyết định góp vốn đối với thành viên công ty, cổ đông công ty là tổ chức;
• Tài liệu khác trong các trường hợp đặc biệt (Công ty Luật TNHH ASA Legal sẽ tư vấn để Quý khách hàng chuẩn bị theo quy định của pháp luật);
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý (Hợp đồng ủy quyền) để ủy quyền cho Công ty Luật TNHH ASA Legal thực hiện dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

3. Các thủ tục sau thành lập công ty Quý khách hàng bắt buộc phải thực hiện

3.1. Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thông báo tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch và đầu tư

Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp: 

1. Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành. Hồ sơ chuẩn bị đăng ký mở tài khoản ngân hàng bao gồm:

• 01 bản công chứng “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”;
• 01 bản công chứng “Chứng minh nhân dân” của người đại diện pháp luật ghi trên giấy phép;
• 01 bản sao điều lệ công ty;
• 01 bản công chứng “Thông báo về việc đăng tải thông tin con dấu doanh nghiệp”;

2. Mang theo con dấu doanh nghiệp khi đến làm thủ tục hoặc ủy quyền cho Công ty Luật TNHH ASA Legal hỗ trợ thực hiện;
3. Đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử và báo cáo thuế qua mạng Internet;
4. Đăng ký nộp thuế điện tử từ một ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký mở tài khoản.

Hiện nay, đối với các khách hàng thành lập doanh nghiệp/công ty tại Hà Nội có thể đăng ký xin cấp số tài khoản ngay trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp/công ty sẽ không phải thực hiện mở tài khoản và thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng theo thủ tục hướng dẫn kế tiếp. Có thể nói Hà Nội đang tiên phong trong việc hỗ trợ doanh nghiệp và các tiện ích cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp/công ty tại Hà Nội. Tuy nhiên, hiện nay số lượng ngân hàng có thể đăng ký online tài khoản cho doanh nghiệp còn hạn chế nên doanh nghiệp có ít lựa chọn.

 Thông báo tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch và Đầu tư

Hiện nay cơ quan thuế đã ngừng tiếp nhận mẫu 08 về thông báo tài khoản ngân hàng theo Thông tư 173/2016/TT-BTC ngày 28/10/2016. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư để cập nhật lên hệ thống thông tin quốc gia về doanh nghiệp và hệ thống thuế.

Hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi thông tin đăng ký thuế);
2. Văn bản ủy quyền;

Thời gian thực hiện: 03-05 ngày làm việc.

3.2. Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài

3.2.1. Miễn lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp thành lập năm 2020

Theo quy định tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020 như sau:

• Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với:
• Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
• Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh (theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa) được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn lệ phí môn bài.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ và vừa (thuộc diện miễn lệ phí môn bài theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa) được thành lập trước thời điểm Nghị định này có hiệu lực thi hành thì thời gian miễn lệ phí môn bài của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được tính từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành đến hết thời gian doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn lệ phí môn bài.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thực hiện miễn lệ phí môn bài theo quy định tại Điều 16 và Điều 35 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Cơ sở giáo dục phổ thông công lập và cơ sở giáo dục mầm non công lập

Như vậy, đối với doanh nghiệp thành lập năm 2020 sẽ được miễn lệ phí môn bài, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ thuế môn bài.

3.2.2.Thời gian kê khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai

Người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập.

4. Các mốc thời gian nộp tờ khai thuế và nộp thuế

4.1. Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế giá trị gia tăng (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)

Doanh nghiệp lưu ý dù công ty không phát sinh hóa đơn đầu vào và đầu ra thì đến thời hạn như sau công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

• Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;
• Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;
• Tờ khai quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;
• Tờ khai quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

4.2. Thời hạn nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (nếu có) không phải nộp tờ khai:

• Quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;
• Quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;
• Quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;
• Quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

Doanh nghiệp tự cân đối mức thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và sau đó cuối năm tổng hợp doanh thu, chi phí để quyết toán tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm (nếu có)

4.3. Thời hạn Nộp báo cáo tài chính năm

Doanh nghiệp lưu ý dù công ty không phát sinh hoạt động kinh doanh vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cho năm hoạt động. Hạn nộp chậm nhất báo cáo tài chính năm trước là ngày 30/03 năm sau.

5. Làm biển Công ty

Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển công ty tại trụ sở với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), Tên công ty, địa chỉ trụ sở. Số điện thoại hoặc email (nếu có).

6. Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử

(Doanh nghiệp có thể thông qua Công ty Luật TNHH ASA Legal để có mức phí sử dụng chữ ký số giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất);

7. Đề nghị phát hành hóa đơn điện tử

7.1. Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn điện tử nộp qua mạng gồm

• Quyết định phát hành hóa đơn;
• Mẫu hóa đơn;

Sau khi nộp hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn trong vòng 2-3 ngày, cơ quan thuế sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ để xem xét chấp thuận hay không? (Ngoài ra, có một số Chi cục thuế yêu cầu nộp bản gốc hồ sơ nộp qua mạng. Cơ quan thuế có thể đi kiểm tra địa chỉ trụ sở trước hoặc sau khi ra quyết định chấp thuận cho phép phát hành hóa đơn, việc đi kiêm tra có thể có hẹn trước hoặc đột xuất, do đó doanh nghiệp cần thu xếp có nhân sự túc trực tại Văn phòng trong thời gian nộp hồ sơ phát hành hóa đơn).

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 thì cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế (hóa đơn giấy) theo quy định, tuy nhiên chỉ được sử dụng đến hết 31/10/2020, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã như sau:

• Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01;
• Các cá nhân/tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

7.2. Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thuế xuống kiểm tra

• Treo biển tại trụ sở chính;
• Hợp đồng thuê nhà; Chứng minh thư nhân dân+ hộ khẩu của chủ nhà;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản công chứng);
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Con dấu của doanh nghiệp;
• Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;
• Nhân viên/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế.

8. Một số lưu ý đặc biệt trước khi thành lập công ty trong năm 2020

Có thể nói thủ tục thành lập công ty ngày càng đơn giản giúp hỗ trợ tối đa việc doanh nghiệp khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi thành lập công ty nếu Quý khách hàng không được tư vấn đầy đủ và cũng như dự liệu các thủ tục pháp lý phát sinh sẽ có thể gặp những khó khăn trong quá trình hoạt động cũng như hoàn tất các hồ sơ pháp lý sau khi công ty được ra đời. Đặc biệt thủ tục thành lập công ty rất đơn giản và dễ dàng nhưng để đảm bảo các điều kiện tốt nhất cho công ty hoạt động hoặc muốn đóng cửa công ty do chưa lường trước được các khó khăn sau khi thành lập doanh nghiệp/công ty thì vô cùng phức tạp. Vì vậy, với mong muốn các doanh nhân có cái nhìn tổng thể về công ty trước khi thành lập, ASA Legal đưa ra một số lưu ý đặc biệt như sau:

8.1. Về trụ sở công ty

Để đảm bảo công ty có thể phát hành được hóa đơn sau khi thành lập, doanh nghiệp ngoài việc không được đặt trụ sở ở nhà tập thể, nhà chung cư khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương. Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế.

8.2. Điều kiện thành lập công ty

Quý khách hàng không cần có hộ khẩu tại tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở vẫn có quyền thành lập công ty.

8.3. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp 2014), Quý khách hàng có thể lựa chọn các loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh). Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì nếu Quý khách hàng kinh doanh các ngành nghề thông thường nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần.

Trên thực tế sự khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là ở vấn đề công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán do đó số lượng cổ đông tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người.

Ngoài ra, chỉ khi công ty có nhu cầu tham gia thị trường chứng khoán sau này mới nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần bởi hoạt động của công ty cổ phần, cơ cấu tổ chức và các quy định về vấn đề nội bộ của c&ocir